Im letzen Artikel der Gründer Reihe ging es um das Thema Steuerservice mit Kontist. Heute sehen wir uns einmal das Thema E-Rechnungspflicht ab 2025 an. Vorweg: Lasst euch hier nicht in Panik versetzen, denn auch wenn ab 2025 diese Pflicht eingeführt wurde, bleibt hier noch Zeit für die finale Umstellung. Wichtig ist aber, dass du als Selbstständiger ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen (etwa per E-Mail), bzw. auch öffnen und abspeichern kannst.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die ausschließlich in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird – also nicht einfach nur als PDF-Datei per E-Mail, sondern so, dass sie automatisch elektronisch verarbeitet werden kann. Man kann sich das also in etwa so vorstellen, dass es wie ein einheitliches Formular ist, in dem bei jeder Rechnung immer genau an der gleichen Stelle die Rechnungsnummer, die Steuerinformationen, die Rechnungssumme usw. stehen.
Die wichtigsten Merkmale einer E-Rechnung:
- Enthält strukturierte Daten (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD.)
- Kann direkt von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen eingelesen und verarbeitet werden – ohne manuelle Eingaben.
- Erfüllt Anforderungen nach der der EU-Norm EN-16931.
Das klingt nun alles erst einmal relativ kryptisch und ich dachte mir, ich nehme euch einfach mit dabei, wie ich selbst das Thema in Lexware Office aktiviere und einreichte.
E-Rechnungen mit Lexware Office
Kurz nach Beginn meiner nebenberuflichen Selbstständigkeit habe ich begonnen, Lexware Office für meine Buchhaltung zu nutzen. Daher war ich sehr froh zu hören, dass auch das Thema E-Rechnungen automatisch unterstützt werden kann und ich hier keinen zusätzlichen Aufwand habe. Auch die Aktivierung ist sehr unkompliziert, wie man im Folgenden sehen kann.
In den Einstellungen rechts oben geht das über den Menüpunkt E-Rechnung.
Das war’s schon!
Übrigens: E-Rechnungen sind in allen Lexware Office-Versionen ohne Aufpreis enthalten. Auch im Lexware Office S-Paket, das monatlich nur 6,90 € bzw. mit meinem 50%-Rabatt für 3 Monate nur 3,45 € kostet. Ich selbst nutze inzwischen das Lexware Office XL-Paket und nutze hier auch die Verknüpfung zu meinem Geschäftskonto und zur Steuerberatung.
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Wenn jetzt eine neue Rechnung via Lexware Office erstellt wird, siehst du diese Info auch noch einmal oben rechts.
E-Rechnungen empfangen
Hier an einem Beispiel aus meinem Lexware Office, an der man sieht, wie genau die Informationen zum E-Rechnungsformat angezeigt werden.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert sozusagen zwei Welten in einem Dokument:
- Ein visuell lesbares PDF (Wie man es bisher gewohnt war.)
- Eine eingebettete XML-Datei, die alle Rechnungsdaten strukturiert enthält. (Für Maschinen lesbar.)
So kann die Rechnung sowohl vom Menschen gelesen als auch automatisch von Software verarbeitet werden. Vermutlich hat sich auch deswegen dieses Format bisher am meisten verbereitet. Im Gegensatz dazu ist es bei einer XRechnung nämlich nur eine XML-Datei, die nicht ohne weitere Software oder ein Buchhaltungs-Tool gelesen werden kann.
Und zum Schluss noch eine Quizfrage, was bitte soll die Abkürzung ZUGFeRD eigentlich bedeuten? Es steht für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Wow. 😅
XRechnung
XRechnung ist ein spezielles Format für elektronische Rechnungen, das vor allem im öffentlichen Bereich vorgeschrieben ist – also immer dann, wenn du einer Behörde oder einem Amt eine Rechnung stellst.
Im Gegensatz zu ZUGFeRD gibt es hier kein PDF, sondern nur eine strukturierte XML-Datei, die komplett maschinenlesbar ist. Für Menschen sieht das eher aus wie Datenkauderwelsch – ohne spezielle Software oder ein Buchhaltungs-Tool kannst du damit nicht viel anfangen.
Video-Tipp zum Thema
Auf dem Kanal von Wir lieben Steuern gibt es ein super Video zur Erklärung, hier wird auch noch einmal im Detail erklärt wer ab wann und an wen welche Rechnungsformate nutzen sollte.
Fazit
Für mich ist das Fazit als nebenberuflich Selbstständige auf jeden Fall, dass ich ab sofort, auch wenn es noch nicht zwingend erforderlich ist, E-Rechnungen verwende. Einfach um hier schon das bald sowieso verpflichtende System zu nutzen. Die ersten Unternehmen, von denen ich Rechnungen erhalte, senden mir auch bereits E-Rechnungen. Das sieht man übrigens auch gleich in Lexware Office.
Weitere Quellen zum Thema E-Rechnung
FAQ zum Thema E-Rechnungen
Vorerst ja. PDF-Rechnungen gelten ab 2025 nicht mehr als E-Rechnungen, sind aber während der Übergangszeit weiterhin erlaubt, solange der Empfänger zustimmt. Spätestens ab 2028 wird’s dann ernst: Dann sind nur noch echte E-Rechnungen im strukturierten Format zulässig.
Am besten ein Buchhaltungsprogramm, das E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen kann. Viele Tools (wie Lexware Office) bieten das bereits an – oft mit wenigen Klicks.
Ja, auch Kleinunternehmer:innen müssen E-Rechnungen empfangen können – unabhängig vom Umsatz. Beim Versand gilt ebenfalls die neue Pflicht, aber auch hier gibt es Übergangsfristen.
Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) gelten vereinfachte Anforderungen. Laut aktuellem Stand (März 2025) ist noch offen, ob und wie diese Rechnungen von der E-Rechnungspflicht betroffen sein werden.
Wenn der Empfänger zustimmt, darfst du noch bis Ende 2026 klassische Rechnungen (z. B. als PDF) verschicken. Sobald diese Zustimmung fehlt, musst du aber ab sofort echte E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format senden.
Ja, das ist möglich – eine Anleitung findest du hier.
Meine eigenen Accounts sind hier verlinkt, darüber hinaus habe ich keine. ⚠️ Passt hier immer auf, auch bei TikTok, WhatsApp und anderen Plattformen gibt es häufig Fake Accounts, die meine Inhalte duplizieren und euch teilweise sogar aktiv anschreiben.
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